डच कायद्यानुसार वित्तीय धारणा बंधन
26 जून 2023 रोजी अपडेट केले
जेव्हा तुम्ही डच व्यवसाय सुरू करता तेव्हा तुम्हाला व्यवसायाच्या वातावरणाचे नियमन करणाऱ्या सर्व डच कायद्यांचे पालन करावे लागेल. अशा कायद्यांपैकी एक तथाकथित राजकोषीय धारणा बंधन आहे. हे मूलत: तुम्हाला सांगते, की तुम्हाला ठराविक वर्षांसाठी तुमचे व्यवसाय प्रशासन संग्रहित करणे आवश्यक आहे. का? कारण हे डच कर प्राधिकरणांना जेव्हा योग्य वाटेल तेव्हा तुमचे प्रशासन तपासू देते. कर धारणा बंधन हे एक कायदेशीर बंधन आहे जे नेदरलँडमधील सर्व उद्योजकांना लागू होते. जर तुम्हाला जुन्या फायली आणि तुमच्या प्रशासनाचे संग्रहण करण्याच्या पद्धतींसह काम करण्याची सवय असेल, तर हे एक आव्हान असू शकते. अशी एक चांगली संधी आहे की, हे जाणून घेतल्याशिवाय, आपण धारणा बंधनाचे पालन करत नाही.
थोडक्यात, आथिर्क धारणा बंधनात असे म्हटले आहे की, नेदरलँडमधील सर्व उद्योजकांना त्यांच्या कंपनीचे प्रशासन सात वर्षांसाठी ठेवणे कायदेशीररित्या बंधनकारक आहे. कृपया लक्षात घ्या की काही कागदपत्रांसाठी सात वर्षांचा धारणा कालावधी लागू होतो, परंतु इतरांसाठी दहा वर्षे. कागदपत्रे अशा प्रकारे संग्रहित करणे देखील आवश्यक आहे, ज्यामुळे डच कर प्राधिकरणाच्या निरीक्षकांना वाजवी कालावधीत प्रशासनाची सहज तपासणी करता येईल. या लेखात, आम्ही तुमच्या कंपनीसाठी राजकोषीय धारणा बंधनाचा अर्थ काय आहे, तुम्ही त्याचे पालन कसे करू शकता आणि कोणत्या अडचणींवर लक्ष द्यायला हवे हे आराखडा देऊ.
राजकोषीय धारणा बंधनाविषयी माहिती
आम्ही आधीच वर स्पष्ट केल्याप्रमाणे, सर्व डच व्यवसाय मालकांना डच कर प्राधिकरणांना सात वर्षांपूर्वीपर्यंत प्रशासन तपासण्याची संधी देण्याची कायदेशीर जबाबदारी आहे. हे तुमच्या आर्थिक खर्च आणि कमाईबद्दलच्या मूलभूत डेटावर लागू होते, जसे की सामान्य खातेवही, तुमचे स्टॉक प्रशासन, खाती प्राप्त करण्यायोग्य आणि देय खाती, खरेदी आणि विक्री प्रशासन आणि वेतन प्रशासन. त्यामुळे कोणत्याही विशिष्ट आर्थिक वर्षात बाहेर जाणारे आणि आत जाणारे सर्व पैसे, जे 1 पासून चालतातst जानेवारी ते ३१ पर्यंतst डिसेंबरचा. तुम्हाला हे लक्षात ठेवण्याची गरज आहे, याचा अर्थ असा आहे की प्रत्येक डच उद्योजकाने मागील सात (किंवा दहा) वर्षातील सर्व डेटा कर अधिकाऱ्यांच्या यादृच्छिक तपासणी दरम्यान दर्शविण्यास सक्षम असणे आवश्यक आहे. यादृच्छिक म्हणजे, ते अघोषितपणे येऊ शकतात, म्हणून आपण नेहमी तयार असणे आवश्यक आहे.
तपासणी होण्याची अनेक संभाव्य कारणे आहेत, जरी काहीवेळा ते फक्त सामान्य ऑडिट म्हणून घडते. तुम्ही सर्व काही कायदेशीररित्या करत आहात आणि तुमचे प्रशासन अद्ययावत आहे याची खात्री करण्यासाठी तुम्हाला नियतकालिक तपासणीची आवश्यकता आहे हे कर अधिकारी फक्त ठरवू शकतात. या तपासण्या यादृच्छिकपणे होतात, परंतु वारंवार होत नाहीत. इतर प्रकरणांमध्ये, कर अधिकारी तुमची तपासणी करण्याचा निर्णय घेण्याचे स्पष्ट कारण आहे. उदाहरणार्थ, कर अधिकाऱ्यांना संशयास्पद वाटणारे रिटर्न तुम्ही सबमिट केले. किंवा तुम्ही एखाद्या तपासाचा विचार करू शकता, की कर निरीक्षक तुमच्या पुरवठादारांपैकी एक किंवा व्यवसाय भागीदार किंवा इतर सहभागी तृतीय पक्षाकडे करतो. इन्स्पेक्टर नंतर तुमच्या प्रशासनात प्रवेशाची विनंती करतो आणि तो त्रुटी किंवा अनियमितता शोधू शकतो का ते पाहतो. म्हणूनच बुककीपर्स आणि अकाउंटंट अनेकदा त्यांच्या क्लायंटला सूचित करतात की एक सुव्यवस्थित आणि संक्षिप्त प्रशासन चालवणे खूप महत्वाचे आहे.
केवळ कर अधिकारी येऊन तुमच्या प्रशासनात शिरकाव करू शकतात म्हणून नाही, तर तुमच्यासाठी आणि तुमच्या कंपनीसाठी इतर फायद्यांसाठी. जर तुम्ही ठोस प्रशासन चालवत असाल, तर हे तुम्हाला तुमच्या आर्थिक आकडेवारीची माहिती देते. आपण हे काही प्रमाणात घरगुती पुस्तकाच्या समांतर पाहू शकता: आपण येणा-या आणि बाहेर जाणा-या सर्व पैशांचे निरीक्षण करता. याचा अर्थ तुम्हाला नेमके कुठे समस्या आहेत हे माहित आहे, उदाहरणार्थ, जेव्हा तुम्ही प्रत्यक्षात नफा मिळवण्यापेक्षा मालमत्तेवर जास्त खर्च करता. एखादा इन्स्पेक्टर तुमचे दार ठोठावेल अशी शक्यता फारशी नसली तरीही, प्रशासन व्यवस्थित असणे शहाणपणाचे आहे. उद्योजकांसाठी, लेखा हे देखील माहितीपूर्ण निर्णय घेण्यासाठी आकडेवारीचा एक विश्वसनीय स्रोत आहे. याचा अर्थ नवीन काहीतरी केव्हा गुंतवायचे हे ठरवणे सोपे आहे, कमी गुंतवणूक करणे आणि त्याऐवजी काही कालावधीसाठी जास्त पैसे कमवणे याच्या विरुद्ध. हे तुम्हाला तुमच्या कंपनीच्या नफ्याचा एकंदर दृष्टीकोन देते, जे तुम्हाला खरे यश मिळवायचे असेल तर खूप महत्वाचे आहे.
तुम्ही 10 वर्षांचा धारणा बंधन कालावधी कधी लागू करता?
आम्ही वर थोडक्यात नमूद केल्याप्रमाणे, धारणेचा नियमित कालावधी 7 वर्षे आहे. काही प्रकरणांमध्ये, उद्योजकांना काही वर्षे अधिक म्हणजे 10 वर्षे माहिती आणि डेटा संग्रहित करणे आवश्यक आहे. ज्या परिस्थितीत हे दीर्घकाळ टिकवून ठेवण्याचे बंधन लागू होते, त्यापैकी एक म्हणजे जेव्हा तुम्ही ऑफिस बिल्डिंग किंवा इतर प्रकारच्या व्यवसायाच्या जागेचे मालक किंवा भाड्याने घेता. स्थावर मालमत्तेवरील डेटा दहा वर्षांच्या प्रतिधारण बंधनाच्या अधीन आहे, म्हणून जर तुम्ही तुमच्या कंपनीद्वारे कोणत्याही प्रकारची मालमत्ता बाळगत असाल, तर तुम्ही दीर्घ धारणा कालावधीच्या अधीन आहात. जेव्हा तुमची कंपनी रेडिओ आणि टेलिव्हिजन ब्रॉडकास्ट सेवा, इलेक्ट्रॉनिक सेवा आणि/किंवा दूरसंचार सेवा प्रदान करते किंवा प्रदान करण्यात गुंतलेली असते आणि तथाकथित OSS-योजना (वन-स्टॉप-शॉप) देखील निवडली जाते तेव्हा हेच लागू होते. लक्षात ठेवा, काही नियम किंवा व्यवस्थांबद्दल कर अधिकार्यांशी करार करणे प्रत्यक्षात पूर्णपणे शक्य आहे, जसे की:
- प्रशासन किती तपशीलवार असावे
- ज्या पद्धतीने नोंदी ठेवल्या जातात
- मूलभूत डेटा व्यतिरिक्त इतर डेटा कमी कालावधीसाठी ठेवणे
तसेच, लागू असल्यास, वार्षिक उद्योजक कर कपातीसाठी "मूलभूत डेटा" वेळ नोंदणी ठेवा आणि अपडेट करा. मायलेजची चांगली नोंदणी ठेवण्यासाठी देखील हे खरे आहे. तुम्ही तुमची खाजगी कार व्यवसायासाठी वापरण्यासाठी ठेवावी किंवा इतर मार्गाने: जेव्हा तुम्ही तुमची व्यवसाय कार फक्त व्यवसायासाठी वापरता आणि खाजगीरित्या कधीही वापरत नाही.
प्रशासन नेमके कोणी ठेवायचे?
तुम्ही विचारू शकता अशा पहिल्या प्रश्नांपैकी एक म्हणजे किमान 7 वर्षे प्रशासन ठेवणे कोणाला बांधील आहे? प्रत्यक्षात, प्रत्येक व्यवसाय मालकाने असे करणे आवश्यक आहे. तुमचा व्यवसाय किती मोठा किंवा छोटा आहे याने काही फरक पडत नाही: जबाबदारी प्रत्येक डच उद्योजकावर असते. तुम्हाला फक्त प्रशासन ठेवण्याची गरज नाही, तर प्रशासन देखील अशा प्रकारे ठेवले पाहिजे जे कर अधिकार्यांना ते तपासण्याची परवानगी देईल. म्हणून, काही नियम आणि नियम समाविष्ट आहेत, याचा अर्थ असा की आपले प्रशासन डच कायद्यानुसार योग्य असले पाहिजे. तुम्हाला व्हॅट रिटर्न आणि इंट्रा-कम्युनिटी सप्लाय (ICP) ची घोषणा योग्यरित्या सबमिट करण्यासाठी, परंतु तुमचा व्यवसाय योग्यरित्या चालवण्यास सक्षम होण्यासाठी हे प्रशासन आवश्यक आहे. सर्वसाधारणपणे, याचा अर्थ तुम्हाला सर्व मूळ दस्तऐवज ठेवणे आवश्यक आहे, जेणेकरुन तुम्ही कर निरीक्षकाला ते दाखवू शकाल जेव्हा तो/ती तपासणी करेल.
संपूर्ण व्हॅट रेकॉर्ड ठेवण्यापासून कोणाला सूट आहे?
असे काही उद्योजक आहेत, ज्यांना संपूर्ण VAT रेकॉर्ड ठेवण्याची गरज नाही:
- उद्योजक जे फक्त VAT-मुक्त वस्तू किंवा सेवा पुरवतात
- कायदेशीर संस्था ज्या उद्योजक नाहीत, परंतु त्यांच्याकडे VAT ओळख क्रमांक आहे
अतिरिक्त प्रशासकीय जबाबदाऱ्या
मार्जिन वस्तूंचा व्यापार करणारी कंपनी तुमच्या मालकीची आहे का? त्यानंतर तुमच्यावर अतिरिक्त प्रशासकीय जबाबदाऱ्या लागू होतात. मार्जिन वस्तू काय आहेत? मार्जिन वस्तू सामान्यतः वापरल्या जाणार्‍या (सेकंडहँड) वस्तू असतात, ज्या तुम्ही व्हॅट न भरता खरेदी केल्या आहेत. काही अटींनुसार, खालील वस्तू मार्जिन वस्तू म्हणून देखील मानल्या जाऊ शकतात:
- कला
- प्राचीन
- आपण VAT सह खरेदी किंवा आयात केलेले संग्रहणीय.
वापरलेल्या वस्तूंच्या श्रेणीत काय येते?
वापरलेले सामान हे सर्व वस्तू आहेत, जे तुम्ही दुरुस्तीनंतर पुन्हा वापरू शकता किंवा नाही. कृपया लक्षात घ्या की, तुम्ही खाजगी व्यक्तीकडून खरेदी करता त्या सर्व वस्तू नेहमी वापरल्या जातात, जरी त्या कधीही वापरल्या गेल्या नसल्या तरीही. वापरलेल्या वस्तूंमध्ये घरामध्ये किंवा घोड्यांप्रमाणेच प्रजनन केलेल्या वस्तूंचा समावेश होतो. जेव्हा तुम्ही मार्जिन वस्तूंचा व्यापार करता तेव्हा तुम्हाला रेकॉर्ड ठेवणे आवश्यक असते. हे या वस्तुस्थितीमुळे आहे, की मार्जिन वस्तूंचा व्यापार सामान्य प्रशासकीय दायित्वांच्या अधीन आहे. या व्यतिरिक्त, मार्जिन वस्तूंच्या तुमच्या प्रशासनासाठी वेगवेगळे नियम लागू होतात. मार्जिन वस्तूंची खरेदी आणि विक्री, अर्थातच, आपल्या रेकॉर्डमध्ये ठेवली पाहिजे. या वस्तूंसाठी, हे साध्य करण्यासाठी दोन भिन्न पद्धती आहेत:
- तुम्ही प्रति व्‍यक्‍तीच्‍या चांगल्या प्रति व्हॅटची गणना करता आणि तुमच्या प्रशासनातील प्रति आयटम खरेदी आणि विक्रीचा मागोवा ठेवता. कर अधिकारी याला वैयक्तिक पद्धत म्हणतात.
- तुम्ही घोषणा कालावधीत एकूण नफ्याच्या मार्जिनवर व्हॅटची गणना करता. याला आपण जागतिकीकरण पद्धती म्हणतो.
दोन्ही पद्धती अतिरिक्त प्रशासकीय दायित्वांच्या अधीन आहेत. तर तुम्ही कोणती पद्धत वापरता? या प्रश्नाचे उत्तर असे सांगून दिले जाऊ शकते की, तुम्हाला कोणत्या पद्धतीचा वापर करण्याची परवानगी आहे यावर ते वस्तूंच्या प्रकारावर अवलंबून असते. खालील वस्तूंसाठी जागतिकीकरण पद्धत अनिवार्य आहे:
- कार, मोटारसायकल, सायकली, मोपेड आणि कारवां यासारखी वाहतुकीची साधने
- कपडे
- फर्निचर
- पुस्तके आणि मासिके
- फोटो, चित्रपट आणि व्हिडिओ उपकरणे
- व्हिडिओ टेप, डीव्हीडी, संगीत कॅसेट, सीडी, एलपी इ.
- संगीत वाद्ये
- घरगुती उपकरणे
- विद्दुत उपकरणे
- पाळीव प्राणी
- कला, पुरातन वस्तू आणि संग्रहणीय वस्तू (आधी नमूद केल्याप्रमाणे काही विशिष्ट परिस्थितीत)
या वस्तूंमध्ये वापरलेले भाग, उपकरणे आणि पुरवठ्यासाठी जागतिकीकरण पद्धत देखील अनिवार्य आहे, कारण ते स्वतः मार्जिन वस्तूंचा अविभाज्य भाग बनतात. त्यामुळे, तुम्ही तुमच्या वापरलेल्या कारवर नवीन एक्झॉस्ट ट्यूब लावली तरी, ती मार्जिन गुड (कार) चा भाग असेल.
मार्जिन वस्तू म्हणून पात्र नसलेल्या वस्तू
तुम्ही मार्जिन वस्तूंव्यतिरिक्त इतर वस्तूंचा व्यापार करता का? म्हणजे तुमचा माल वापरल्याप्रमाणे पात्र नाही? मग तुम्हाला जागतिकीकरण पद्धतीच्या विरूद्ध वैयक्तिक पद्धत लागू करणे आवश्यक आहे. जागतिकीकरण पद्धत तुम्हाला सकारात्मक नफा मार्जिनच्या विरूद्ध नकारात्मक नफा मार्जिन ऑफसेट करण्यास अनुमती देते. तथापि, वैयक्तिक पद्धतीसह याची परवानगी नाही. कोणत्याही परिस्थितीत, डच कर प्राधिकरणांना पद्धती बदलण्यास सांगणे पूर्णपणे शक्य आहे, जेव्हा तुम्हाला विश्वास असेल की हे तुमच्यासाठी योग्य असेल. केवळ जेव्हा तुम्ही लिलावकर्ता असाल किंवा लिलावकर्ता म्हणून तुमच्या वतीने काम करणारा मध्यस्थ असाल, तेव्हा तुम्ही जागतिकीकरण पद्धत लागू करू शकत नाही. हे या वस्तुस्थितीमुळे असू शकते, की लिलावकर्ता खरेदीदार आणि विक्रेते यांच्यात मध्यस्थ म्हणून कार्य करतो आणि त्यामुळे वस्तूचा मालक म्हणून पाहिले जाऊ शकत नाही. तसेच, तुम्ही मार्जिन वस्तू व्हॅटसह विकू शकता. तुम्ही प्रत्यक्षात व्हॅटसह मार्जिन वस्तू विकणे निवडू शकता. तुमच्या प्रशासनात तुम्हाला काय करायचे आहे ते तुम्ही वाचू शकता सामान्य व्हॅट योजनेअंतर्गत विक्री करताना प्रशासकीय परिणाम.
ठराविक कालमर्यादेत तुम्हाला नेमकी कागदपत्रे ठेवावी लागतात
आम्ही आधी नमूद केल्याप्रमाणे, कर अधिकार्यांना डेटा तपासता यावा यासाठी तुम्हाला तुमच्या कंपनीच्या प्रशासनाचा सर्व मूलभूत डेटा 7 वर्षांच्या कालावधीसाठी ठेवणे आवश्यक आहे. कोणत्याही वस्तू किंवा सेवेचे वर्तमान मूल्य कालबाह्य झाल्यानंतर 7 वर्षांचा कालावधी सुरू होतो. या संदर्भात 'करंट' म्हणजे काय हे स्पष्ट करण्यासाठी, आम्ही कार लीज कराराचे उदाहरण वापरू शकतो. अशी कल्पना करा की तुम्ही ३ वर्षांच्या कालावधीत कार भाड्याने घेत आहात. जोपर्यंत करार सक्रिय आहे, तोपर्यंत चांगली किंवा सेवा वर्तमान म्हणून पाहिली जाते. कराराच्या समाप्तीसह, तथापि, त्या क्षणी वस्तू किंवा सेवा यापुढे वापरल्या जात नाहीत आणि अशा प्रकारे, कालबाह्य झाल्यासारखे पात्र ठरते. जेव्हा तुम्ही एखादी वस्तू (बंद) देण्यासाठी अंतिम पेमेंट करता तेव्हा हेच परिस्थितीला लागू होते. त्या क्षणापासून, तुम्हाला या वस्तू किंवा सेवेशी संबंधित डेटा सलग 3 वर्षे संग्रहित करणे आवश्यक आहे, कारण तेव्हापासूनच प्रतिधारण कालावधी प्रत्यक्षात सुरू होतो. अर्थात, तुम्हाला कोणते दस्तऐवज आणि कोणता डेटा संग्रहित करण्यासाठी आवश्यक आहे हे जाणून घ्यायचे आहे. मूलभूत डेटामध्ये सर्वसाधारणपणे खालील गोष्टी असतात:
- सामान्य खातेवही
- स्टॉक प्रशासन
- खरेदी आणि विक्री प्रशासन
- प्राप्य खाती आणि देय खाती प्रशासन
- पगार प्रशासन
वर नमूद केलेल्या मूलभूत डेटा व्यतिरिक्त, आपण सर्व मुख्य डेटा देखील ठेवणे आवश्यक आहे हे लक्षात घेणे आवश्यक आहे. मास्टर डेटा तुमच्या कर्जदार आणि कर्जदारांबद्दलची माहिती आणि लेख फायलींसारख्या विषयांशी संबंधित आहे. कृपया लक्षात ठेवा, की मुख्य डेटामधील सर्व उत्परिवर्तन नंतर शोधण्यायोग्य असणे आवश्यक आहे.
पावत्या संचयित करण्याचा योग्य मार्ग
धारणा बंधनाचा एक महत्त्वाचा भाग म्हणजे डेटा प्राप्त आणि संग्रहित करण्याचा विशिष्ट मार्ग. या विशिष्ट विषयाचा अंतर्भाव करणार्‍या कायदेशीर तरतुदींनुसार, तुम्हाला कर आकारणीसाठी महत्त्वाची पुस्तके, दस्तऐवज आणि डेटा वाहक जशी तुम्हाला मिळाली आहेत, तशाच प्रकारे ठेवायला हवे. तर, त्याच्या मूळ स्थितीत, म्हणजे स्त्रोत डेटाचे प्राथमिक रेकॉर्डिंग. याचा अर्थ असा की, डिजिटली प्राप्त दस्तऐवज देखील डिजिटल पद्धतीने संग्रहित करणे आवश्यक आहे, जे सुरुवातीला परस्परविरोधी वाटू शकते, कारण डेटा भौतिकरित्या संग्रहित करणे इतके दिवस वापरले जात होते. हे यापुढे लागू होणार नाही. उदाहरणार्थ, तुम्हाला ई-मेलद्वारे प्राप्त होणारे कोट किंवा बीजक, डिजिटल फाइल म्हणून संग्रहित करणे आवश्यक आहे, कारण तुम्हाला ते प्राप्त झाले ते मूळ मार्ग डिजिटल आहे. धारणा बंधनाच्या नियमांनुसार, तुम्ही फक्त हा कोट किंवा बीजक डिजिटल पद्धतीने संचयित करू शकता.
आणखी एक गोष्ट जी तुम्ही करायची आहे, ती म्हणजे तुम्हाला प्राप्त झालेल्या फाइलचा स्त्रोत संग्रहित करणे, प्रत्येक डिजिटल फाईल डिजिटल पद्धतीने संग्रहित करणे. फक्त इनव्हॉइस स्वतः सेव्ह करणे पुरेसे नाही, कारण कर अधिकार्‍यांची इच्छा आहे की तुम्ही हे सिद्ध करू शकता की, पावतीनंतर, बीजक तुमच्या हाताने समायोजित केले गेले नाही. तर, तुम्हाला हे केवळ बीजकच साठवूनच नाही तर, ज्या ई-मेलमध्ये बीजक जोडले गेले होते ते देखील कळते. हे इन्स्पेक्टरला हे पाहण्यास अनुमती देते की, तुम्ही पीडीएफ किंवा वर्ड फाइल म्हणून सेव्ह केलेले इनव्हॉइस खरोखरच ई-मेलद्वारे मिळालेल्या प्रमाणेच आहे. माहिती प्रणालीमधील डेटा, तथाकथित व्युत्पन्न डेटा, स्त्रोत डेटावर परत शोधण्यायोग्य असणे आवश्यक आहे. प्रशासनाला डिजीटल संचयित करण्यासाठी हे ऑडिट ट्रेल ही एक महत्त्वाची अट आहे. तुम्हाला तुमच्या ग्राहकांना ओळख विचारण्याची देखील परवानगी आहे. जीडीपीआर नियमांनुसार परवानगी नाही, तथापि, हा ओळखीचा फॉर्म कॉपी केला जातो आणि उदाहरणार्थ, प्रशासनामध्ये संग्रहित केला जातो. हे केवळ अशा प्रकरणांमध्येच अनुमत आहे जेव्हा हे अनिवार्य आहे, जसे की तुम्ही एखाद्या कर्मचाऱ्याला कामावर घेत असताना किंवा तुम्ही ऑफर करत असलेल्या (काही) सेवांचे सदस्य बनण्यासाठी लोकांना त्यांची ओळख सिद्ध करणे आवश्यक आहे.
भौतिक प्रशासन ठेवण्याचा योग्य मार्ग
एक बीजक किंवा इतर दस्तऐवज जे तुम्हाला कागदावर पोस्टाने प्राप्त होते आणि ते ठेवलेच पाहिजे, तुम्ही कर अधिकार्‍यांच्या म्हणण्यानुसार प्रत्यक्षात डिजिटायझेशन आणि डिजीटल स्टोअर करू शकता. तर थोडक्यात, तुम्ही सोर्स फाइल, जी कागदावर इनव्हॉइस आहे, डिजिटल फाइलने बदलता. याला धर्मांतर म्हणतात. परंतु लक्षात ठेवा, या परिस्थितीत तुम्हाला मूळ फाईल, आम्ही वर नमूद केल्याप्रमाणे, कायदेशीर बंधनकारक कालावधीसाठी राखून ठेवणे आवश्यक आहे. डिजिटायझेशन करताना, काही महत्त्वाचे घटक आहेत ज्यांची तुम्हाला माहिती दिली पाहिजे. बिझनेस मालक अनेकदा इनव्हॉइस स्कॅन करून, दस्तऐवजांचा फोटो घेऊन किंवा त्यांच्या अकाउंटिंग प्रोग्रामशी डिजिटायझेशन टूल लिंक करून डिजिटायझेशन करतात, ज्याला 'स्कॅन आणि ओळख' देखील म्हणतात. केवळ डिजिटायझेशनच्या या शेवटच्या मार्गाने, केवळ अधिक सहजतेने नव्हे तर योग्य प्रक्रियेनुसार इनव्हॉइसचे डिजिटायझेशन करणे शक्य आहे.
धारणा बंधनाविषयी माहितीपत्रकात, डच कर प्राधिकरणे रूपांतरणासाठी पूर्ण करणे आवश्यक असलेल्या अटींचा संदर्भ देते. मूळ दस्तऐवजाची सुरक्षा वैशिष्ट्ये गमावलेली नाहीत हे येथे महत्त्वाचे आहे. याचा अर्थ असा की, सात वर्षांच्या कालावधीसाठी तुम्ही नेहमी कागदी पावत्या भौतिकरित्या (कागदी स्वरूपात) ठेवता. विशेषत: रोख-पेड पावत्या कर अधिकाऱ्यांना सत्यता तपासणे कठीण आहे. दुसरीकडे, अशा लेखा संस्थांची उदाहरणे देखील आहेत ज्यांनी याबाबत कर अधिकाऱ्यांशी करार केला आहे. उदाहरणार्थ, कार्यालयांना त्यांच्या सर्व ग्राहकांना भौतिक पावत्या डिजिटल स्वरूपात संग्रहित करण्यासाठी एकत्रितपणे परवानगी मिळाली आहे, जेणेकरून त्यांना कागदावर काहीही ठेवावे लागणार नाही. एक उद्योजक म्हणून, तुमचे पर्याय शोधणे आणि शक्यतो कर अधिकाऱ्यांशी तुमच्या विशिष्ट इच्छांबद्दल बोलणे तुमच्यासाठी शहाणपणाचे आहे. जोपर्यंत तुम्ही सर्वकाही स्वच्छ, पारदर्शक आणि कायदेशीर ठेवता तोपर्यंत ते लवचिक राहण्यास आणि विशिष्ट मार्गांनी तुम्हाला मदत करण्यास तयार असतात.
डिजिटल डेटा संचयित करण्याचा योग्य मार्ग
डिजिटल डेटा योग्यरित्या संचयित करण्याचे अनेक मार्ग आहेत. सर्वात महत्वाची अट अर्थातच, डेटा 7 (किंवा 10) वर्षांसाठी संग्रहित करणे आवश्यक आहे. तुम्ही तुमचा सर्व डेटा संग्रहित करता आणि तुमच्या स्वतःच्या सर्व्हरवर काम करता? मग डच राजकोषीय कायदा असा आदेश देतो की, तुमच्याकडे चांगली बॅकअप प्रक्रिया असणे आवश्यक आहे, तर तुम्हाला हे बॅकअप सातत्याने करणे देखील आवश्यक आहे. त्यापुढील, हे बॅकअप डिजिटल प्रशासन असलेल्या स्थानापेक्षा वेगळ्या ठिकाणी संग्रहित केले जाणे आवश्यक आहे. आपण, उदाहरणार्थ, यासाठी बाह्य हार्ड ड्राइव्ह वापरू शकता. तुमचा डेटा संचयित करण्यासाठी क्लाउड सोल्यूशनची निवड करण्याची देखील परवानगी आहे आणि शक्य आहे. तुम्हाला माहिती आहे का, क्लाउड-आधारित अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरचे अनेक फायदे आहेत, जसे की खालील:
- तुम्ही आणि तुमचा बुककीपर किंवा अकाउंटंट कोणत्याही डिव्हाइसवरून डेटा ऍक्सेस करू शकता
- तुमचा डेटा सुरक्षित ठेवला जातो आणि संगणक किंवा इतर डिव्हाइस क्रॅश झाल्यास तो गमावला किंवा खराब होऊ शकत नाही
- तुम्ही स्वतःला सूचित करू शकता आणि वास्तविक वर्तमान डेटाच्या आधारे तुमची कंपनी चालवू शकता
- तुम्ही इतर प्रोग्राम्सना अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरशी जोडू शकता
जेव्हा तुम्ही हे नियम लक्षात ठेवता, तेव्हा तुम्ही तुमचे डिजिटल प्रशासन योग्य प्रकारे साठवून ठेवण्यास खूपच सुरक्षित असता. आम्ही खाली डिजिटल प्रशासनासंबंधी आणखी काही मनोरंजक तपशीलांची रूपरेषा देऊ.
फायली आणि डेटाच्या डिजिटल स्टोरेजसाठी अतिरिक्त अटी आणि आवश्यकता
तुम्ही जुन्या पद्धतीच्या उपकरणांवर डेटा संग्रहित केला आहे का? धारणा बंधनाचा अर्थ असा आहे की, राखून ठेवलेला डेटा प्रवेशयोग्य असणे आवश्यक आहे. म्हणून, तुम्हाला मूळ फाइलमध्ये प्रवेश आणि उघडण्यास सक्षम असणे आवश्यक आहे. याचा अर्थ असा की, उदाहरणार्थ, जुन्या उपकरणे जी तुम्हाला डेटामध्ये प्रवेश करण्याची परवानगी देतात ती जतन करणे आवश्यक आहे, जर काही डिजिटल फाइल्सचा सल्ला अशा प्रकारे घेतला जाऊ शकतो. तुम्ही जुन्या स्टोरेज मीडियाचा विचार करू शकता, जसे की जुनी फ्लॉपी डिस्क किंवा आधीच्या Windows आवृत्ती. शिवाय, बहुतेक अकाउंटिंग पॅकेज तथाकथित ऑडिट फाइलला आर्थिक समर्थन देतात. लेखापरीक्षण फाइल हा सामान्य खातेवहीमधील एक उतारा आहे. कृपया लक्षात ठेवा, तथापि, केवळ ऑडिट फाइल ठेवणे पुरेसे नाही, कारण त्यात सर्व प्रशासकीय नोंदी समाविष्ट नाहीत. शिवाय, तुमचे कॅलेंडर, अॅप्स आणि एसएमएस यांसारखी सर्व इलेक्ट्रॉनिक संप्रेषणाची साधने लक्षात ठेवा. ई-मेल, व्हॉट्सअ‍ॅप, एसएमएस आणि अगदी फेसबुकद्वारे आलेले सर्व संदेश 'व्यवसाय कम्युनिकेशन' या श्रेणीत येतात असे मानले जावेत. तपासणी झाल्यास, ही माहिती निरीक्षकाने विनंती केलेल्या फॉर्ममध्ये उपलब्ध करून देणे आवश्यक आहे. हा नियम डिजिटल अजेंडा ठेवण्यासाठी देखील लागू होतो.
पेपर फाइलचे डिजिटल किंवा स्टोरेज माध्यमात रुपांतर करण्याबद्दल अधिक
काही अटींनुसार, तुम्ही एका स्टोरेज माध्यमातून दुसऱ्या स्टोरेजमध्ये डेटा ट्रान्सफर करू शकता. उदाहरणार्थ, कागदी दस्तऐवज किंवा CD-ROM ची सामग्री USB स्टिकवर स्कॅन करणे. अर्थात, हे करण्यास सक्षम होण्यासाठी काही अटी आहेत, ज्या खालीलप्रमाणे आहेत:
- रूपांतरण योग्य आणि पूर्णपणे केले आहे
- रूपांतरित केलेला डेटा संपूर्ण धारणा कालावधीत उपलब्ध असतो
- आपण डेटाचे पुनरुत्पादन करण्यास आणि वाजवी वेळेत वाचनीय आणि नियंत्रण करण्यायोग्य बनविण्यास सक्षम आहात
हे लक्षात घेण्यात तुम्ही यशस्वी झालात, तर यापुढे कागदी कागदपत्रे ठेवण्यास तुम्हाला बांधील राहणार नाही. त्यामुळे तुम्ही वर नमूद केलेल्या अटींची पूर्तता करत असल्यास, तुम्हाला मूळ दस्तऐवज ठेवण्याची गरज नाही. हे तुमचा वेळ आणि जागा वाचवेल, कारण तुम्हाला यापुढे भौतिक प्रशासनाची गरज भासणार नाही. त्यामुळे मुळात, डिजिटल आवृत्ती मूळची जागा घेईल. तत्वतः, सर्व दस्तऐवजांसाठी रूपांतरण शक्य आहे, अपवाद वगळता:
- ताळेबंद
- मालमत्ता आणि दायित्वांचे विवरण
- काही सीमाशुल्क कागदपत्रे.
भौतिक प्रशासनाशिवाय, आपण खरोखर ऑफिसची बरीच जागा आणि स्वतःला भरपूर अतिरिक्त काम वाचवू शकता. यापुढे जुन्या संग्रहात किंवा चोंदलेल्या कपाटांमध्ये शूबॉक्सेस पाहणार नाहीत. जेव्हा तुम्ही गेल्या 10 ते 20 वर्षांच्या डिजिटल घडामोडींवर नजर टाकता, तेव्हा संपूर्ण डिजिटल प्रशासनाकडे पाऊल टाकणे शहाणपणाचे आहे. डिजीटल संचयित केलेली फाइल कधीही गमावणे जवळजवळ अशक्य आहे, विशेषत: जेव्हा तुम्ही क्लाउड-आधारित उपाय वापरता. तसेच, डिजिटल फाइल्स लूप अप करणे खूप सोपे आणि जलद आहे. तुमच्या अकाउंटंटलाही मदत करा. तुमच्या अकाउंटंटशी आत्ता आणि नंतर बोला आणि अशा प्रकारे प्रशासन स्थापित करण्याचा प्रयत्न करा की तुम्ही वैधानिक धारणा बंधनाचे पालन कराल. ऑनलाइन अकाउंटिंग प्रोग्राम केवळ अधिक नियंत्रण करण्यायोग्य प्रशासन प्रदान करत नाहीत. चांगले संरक्षित फायरवॉल आणि सुरक्षित की सह, चांगले ऑनलाइन अकाउंटिंग प्रोग्राम स्वयंचलितपणे तुमचे प्रशासन क्लाउडमध्ये संग्रहित करतात. तुम्ही ते डिजिटल सेफ म्हणून, सुरक्षित ठिकाणी पाहू शकता, ज्यामध्ये तुम्ही आणि तुमच्या अकाउंटंटशिवाय इतर कोणीही प्रवेश करू शकत नाही. किंवा: कर अधिकारी, जेव्हा निरीक्षकाला तुमची पुस्तके तपासायची असतात.
Intercompany Solutions तुम्हाला राजकोषीय धारणा बंधनाबद्दल अधिक माहिती देऊ शकते
तुम्ही बघू शकता की, वित्तीय धारणा बंधनात बरेच काही गुंतलेले आहे. या विषयाशी संबंधित नवीनतम कायद्यांबद्दल नेहमी माहिती ठेवणे शहाणपणाचे आहे, म्हणून तुम्हाला उद्योजक म्हणून माहित असेल की तुम्ही सर्व लागू डच कायद्यांच्या अनुरूप काम करत आहात. तुमच्या अकाउंटंटने तुम्हाला याविषयी, तसेच या कायद्याचे योग्य आणि सुरक्षित रीतीने पालन करण्याच्या सर्व पर्यायांबद्दल माहिती दिली पाहिजे. तुमच्याकडे अकाउंटंट नसल्यास आणि त्याचे पालन कसे करावे हे माहित नसल्यास, किंवा कदाचित तुम्ही नुकताच तुमचा स्वतःचा व्यवसाय सुरू केला असेल आणि अशा विषयांसाठी नवीन असाल: अशा सर्व प्रकरणांमध्ये, तुम्ही नेहमी संपर्क करू शकता Intercompany Solutions. आम्ही तुम्हाला विस्‍तृत आर्थिक आणि राजकोषीय सल्ला देऊ शकतो, तुमच्यासाठी योग्य प्रशासन ठेवण्‍याच्‍या सर्वोत्तम मार्गासह. जेव्हा कर भरणे आणि तुमचे वार्षिक कर रिटर्न काढणे येते तेव्हा आम्ही समर्थन आणि सल्ला देऊ शकतो. अधिक माहितीसाठी आमच्याशी थेट संपर्क साधण्यास अजिबात संकोच करू नका.
स्रोत:
